Instroom Doorstroom Uitstroom – IDU

IDU, iedere organisatie heeft er mee te maken, maar hoe is het proces binnen jouw organisatie geregeld? En met name ook welke IDU fases zijn er al geregeld? Is Instroom van nieuwe medewerkers al onder controle, is Doorstroom van medewerkers, zoals locatie-, functie- of partnernaamswijzigingen en of Uitstroom van medewerkers al goed geregeld?

Met onze Qixium IDU oplossing en stappenplan is dit proces zelfstandig te beheren en gecontroleerd uitvoerbaar te maken, in een snelheid die bij jouw organisatie past! Hoe we dat doen? Dat leggen we je graag uit.

“Hoeveel tijd ben jij en je organisatie kwijt met IDU processen?”


Waar sta je?

Bij het IDU proces komen veel vragen naar voren. Vanwege het beleggen van een palet aan activiteiten binnen verschillende afdelingen, is er vaak geen eenduidig antwoord op al die vragen. De HR afdeling heeft in beeld wat er op hoofdlijnen gedaan moet worden, maar heeft geen inhoudelijk inzicht in de stappen die door IT en andere afdelingen gedaan moeten worden. Het is een uitdaging om dit proces (overkoepelend) voor alle betrokkenen op orde te krijgen.

Het is niet alleen werving en selectie, maar IDU behelst nog veel meer, met name ook door de verschillende fases van IDU aan de uitvoerende kant. Wie voert de regie, wie onderhoud het proces en de stappen in het gehele IDU proces? En hoe leggen we structuur aan en houden we overzicht over de voortgang en juiste uitvoering?

Dus de vraag is vaak, waar je staat binnen het IDU proces. Is het hele proces al duidelijk? Zijn alle activiteiten voor iedere fase al vastgelegd? Is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is? Is vastgelegd wie voor welke zaken binnen het proces goedkeuring moet geven? Hoe verloopt de communicatie als er iets uitgevoerd moet worden. Hoe wordt er teruggekoppeld of het wel of niet gelukt is? Heb je voor alle zaken in het gehele IDU proces inzicht wat de voortgang is?

Structuur?

Regie?

Beheersbaarheid?



Welke uitdagingen kom je tegen?

Hoe leggen we structuur aan en zorgen we voor betrokkenheid binnen de organisatie? Wat doen we bij veranderingen? Laten we even een scriptje en/of maatwerk maken of pakken we het vanuit het proces aan? En hoe borg je de kennis rondom dit proces? Hebben we zaken al geautomatiseerd, hoe gebeurd en weten we als en wat er fout gaat? Kunnen andere zaken ook geautomatiseerd worden en is het verstandig dit te doen? Hebben we dan nog wel zicht en grip op het proces? Hoe zit het met de kosten die wij als afdeling hebben en hoeveel tijd en kosten gaan er eigenlijk gemoeid met het hele proces? Kunnen we dat in beeld krijgen en hierop sturen?

Allemaal terechte vragen die het tot een uitdaging maken het IDU proces te beheren en controleren.

Maatwerk?

Veranderingen?

Kosten?



Wie is er betrokken?

Bij IDU is betrokkenheid vereist van een groot gedeelte van de organisatie. In onderstaand overzicht zie je per afdeling een greep uit zaken die geregeld moeten worden. Niet alleen bij instroom of uitstroom, maar ook bij tal van wijzigingen zoals onder meer afdeling, functie, locatie, partnernaam.



Ons stappenplan!

Met de Qixium IDU Oplossing en het Qixium IDU Stappenplan helpen we je (op basis van verder in de meeste gevallen al aanwezige middelen) op weg met het verbeteren en gecontroleerd uitvoerbaar maken van het IDU proces.

Startpunt is altijd je HR applicatie (zoals AFAS, Beaufort, Exact, etc.). TOPdesk is (meestal) de spil waarmee uitvoering gefaciliteerd wordt. In 4 stappen zorgen we ervoor dat je gecontroleerd kunt starten en uitbreiden.


Je HR applicatie vormt voor Qixium de bron voor IDU gebeurtenissen. We zorgen er hiermee voor alle activiteiten met bij behorende informatie dat automatisch voor de desbetreffende gebeurtenis in TOPdesk wordt klaargezet. Waar mogelijk en wenselijk wordt een activiteit zelf met Qixium ook weer automatisch uitgevoerd. Denk bij dat laatste aan het genereren van een AD account, email-adres, rechten toekennen aan het AD account, etc.

Onze stappen:

  1. Gereed maken bestaande HR- en TOPdesk omgeving
    • Leg per IDU fase vast welke processtappen er per type gebeurtenis al bekend zijn binnen het IDU proces
    • Leg vast welke activiteiten er voor een bepaalde stap in het proces al bekend zijn
    • Specificeer welke informatie je nodig hebt en de werkwijze
    • Hint: Begin eenvoudig met hoofdzaken, detailleer later
  2. Definieer voor de gewenste I, D of U processtroom
    • De Triggers.
      • Om een stroom te starten
    • Verwerking.
      • Om klaar te kunnen zetten wat er gedaan moet worden
    • Opvolging.
      • Om te zorgen voor inzicht waar je staat
  3. Richt Qixium in o.b.v. de definitie(s)
    • Vul aan met o.a.
      • Escalatie
      • Dashboard
      • Techniek
  4. Start het proces
    • Begeleid de betreffende afdeling(en)
    • Monitor zelfstandig of besteed dit uit
    • Corrigeer, detailleer, onderhoud en optimaliseer de stroom
    • Bepaal de volgende IDU stap

Uiteraard helpen en begeleiden we je waar je dit zelf nodig vindt. We zorgen voor de juiste informatie en structuur om de inrichting te starten. We helpen met de inrichting en als je zaken zelf wilt doen met kennisoverdracht. Als de oplossing actief is bieden we ondersteuning op het niveau dat je nodig hebt. Van volledig onderhoud, wijzigingen en uitbreidingen tot monitoring van techniek. Ook daar kun je bepalen wat je zelf kunt en doet of wat je wilt laten doen.


We komen graag in contact!


Heb je een vraag of wil je kijken hoe toepasbaar ons stappenplan is binnen jou organisatie? Neem dan gerust even contact met ons op via onderstaand formulier. Linksonder zie je een chat icoon, wanneer je hier op klikt, kan je direct in contact komen!

Ik sta toe dat deze website de ingevulde gegevens verzamelt en opslaat. Je kan onze privacy policy hier vinden.